Pengertian Dokumentasi, Kegunaan, Peranan, Kegiatan Dalam Dokumentasi - Tugas Harian Sekolah

A.    Pengertian Dokumen

Dokumen merupakan sumber informasi yang diperlukan organisasi atau instansi. Dalam KBBI Dokumen adalah sesuatu yang tertulis atau tercetak yang dapat dipergunakan sebagai bukti atau keterangan. Dalam Kamus kepegawaian Dokumentasi adalah semua catatan tertulis, baik cetak maupun tidak tercetak dan segala benda yang mempunyai keterangan-keterangan terpilih untuk dikumpulkan, disusun, disediakan atau untuk disebarluaskan.

B.    Kegunaan Dokumentasi

1.  Dokumentasi memberikan informasi tentang isi dokumen kepada yang memerlukan

2.  Dokumentasi menyiapkan alat bukti dan dat-data tentang suatu keterangan dokumen

3.  Dokumentasi menyimpan dan menyelamatkan fisik dokumen dan isi dokumen

4.  Dokumentasi melestarikan dokumen-dokumen dari kemusnahan

5.  Dokumentasi menyiapkan isi dokumen sebagai bahan penelitian para ilmuwan

6.  Dokumentasi mengembangkan koleksi dokumen untuk kepentingan bangsa dan negara

7.  Dokumentasi dapat menjamin keutuhan dan keautentikan informasi yang termuat dalam dokumen

C.    Peranan Dokumentasi

1.  Dokumentasi memberikan pelayanan dalam bidang dokumentasi

2.  Dokumentasi menerbitkan suatu jurnal publikasi dokumentasi

3.  Dokumentasi berperan dalam menyelenggarakan konferensi atau seminar ilmiah

4.  Dokumentasi mengembangan sistem pengolahan dokumen

5.  Dokumentasi menerbitkan dan mengembangkan catalog perkembangan ilmu pengetahuan.

D.    Kegiatan-kegiatan Dalam dokumentasi :

1.  Mencari dan mengumpulkan dokumen

2.  Mencatat dokumen ke dalam buku induk dokumen

3.  Mengolah dokumen menjadi bahan dokumentasi

4.  Memproduksi dokumen

5.  Menyortir

6.  Menyampaikan dan menyebarluaskan dokumen

7.  Menyimpan dan memelihara dokumen